INESCOP, (“Inescop”, la “Compañía” o la “Organización”), tiene un Sistema Interno de Información (el “Sistema”), que se configura como un pilar fundamental de la cultura de cumplimiento de la Compañía. Con la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de luchas contra la corrupción, Inescop, ha modificado su Sistema con la finalidad de fortalecer tanto la cultura de información como el sistema de integridad implantado en la Organización.
A través del Sistema, cualquier persona vinculada a la actividad de la Compañía podrá comunicar aquellas conductas que puedan resultar contrarias a la legislación vigente, cuando estas constituyan una infracción administrativa grave, muy grave, resulten sospechosas de un ilícito penal o cuando las anteriores pudieran constituir infracciones del derecho de la Unión Europea con relación a sus intereses financieros o que incidan en el mercado interior, además de aquellas que resulten contrarias a la normativa interna de Inescop, siempre que las anteriores fueran llevadas por los miembros de la Organización .
A través del Sistema podrán trasladarse informaciones por escrito y de modo verbal a través de un sistema de grabación por voz. Inescop, integra en el presente Sistema todos los canales de comunicación existentes hasta la fecha, así como ha designado a su Compliance Officer como Responsable de este. La gestión del sistema interno de información se ha externalizado en Inescop, quien realizará la gestión de este a través de la herramienta tecnológica “icloudCompliance” suministrada por la sociedad Klab Corporate Project Management, S.L.
El procedimiento que seguirá la tramitación de las comunicaciones que se reciban en el Sistema Interno de Información se encuentra establecido en el Procedimiento de Gestión de las Informaciones recibidas en el Sistema Interno de Información de Inescop (el “Procedimiento”), exponiéndose a continuación los garantías y principios que se seguirán tanto en la recepción y gestión de informaciones como en el procedimiento de investigación.
Garantías
- Confidencialidad: cualquier información será tratada con la máxima confidencialidad y respetará, en todo caso, la legislación y normativa en materia de protección de datos. La persona responsable de la gestión del Sistema y de la investigación guardará el más estricto secreto sobre la identidad de los informantes y afectados, cuando tuviera conocimiento de ellas.
- Anonimato: el Sistema atiende comunicaciones anónimas.
- Independencia y autonomía: el Responsable del Sistema designado por el Consejo de Administración de la Organización es autónomo e independiente para la gestión del Sistema.
- Conflictos de Intereses: el Sistema, establece mecanismos para evitar los conflictos de intereses en la gestión e investigación de las comunicaciones recibidas.
- Protección ante represalias: Inescop protegerá de cualquier represalia a los informantes que de buena fe comuniquen incumplimientos de la legislación vigente.
- Derechos de defensa y presunción de inocencia: Inescop garantiza el derecho de defensa y la presunción de inocencia de las personas afectadas.
- Celeridad en la gestión de las comunicaciones recibidas evitando dilaciones injustificadas en la gestión del Sistema y en la investigación de las comunicaciones.
Principios esenciales del Procedimiento
- Envío del acuse de recibo de la comunicación al Informante en el plazo de siete (7) días naturales desde la recepción, con la única excepción de que dicho acuse pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
- Con relación al plazo para la realización de la investigación, este no podrá ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, en caso de que no se hubiera remitido acuse de recibo al informante, tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo en casos de especial complejidad, en los que se podrá ampliar el plazo por tres (3) meses adicionales.
- Se establece la posibilidad de mantener la comunicación con el Informante y si se considera aportaron, se le solicitará información adicional.
- La persona afectada tiene derecho a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, así como a ser oída. Esta comunicación, tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado por el Responsable del Sistema con el fin de garantizar el buen fin de la investigación.
- Cuando los hechos puedan revistar indicios constitutivos de delito, se procederá a la remisión de la información al Ministerio Fiscal.
